Médecins Sans Frontières (MSF), in Deutschland bekannt als Ärzte ohne Grenzen, leistet in über 70 Ländern medizinische Hilfe für Menschen, die von Konflikten, Epidemien oder Katastrophen betroffen sind oder keinen Zugang zu gesundheitlicher Versorgung haben.
Obwohl der gezielte Einsatz der erhaltenen Spendengelder innerhalb der Organisation sehr effizient gehandhabt wird - über 80 % der Ausgaben werden für die medizinischen Hilfsprojekte verwendet -, gibt es ein kontinuierliches Bestreben der Organisation, die Gesamteffizienz zu steigern.
Projektumfang
Oliver Wyman unterstützte die deutsche Sektion von Ärzte ohne Grenzen während eines sechswöchigen Pro-bono-Engagements in zwei Arbeitsbereichen: Optimierung der Einkaufsprozesse und Revision der jährlichen Planungsprozesse.
Die Analysen und daraus resultierenden Vorschläge basieren auf >20 geführten Interviews mit Mitarbeitenden von Ärzte ohne Grenzen e.V. und einer umfassenden Überprüfung der bestehenden Prozesse.
Ergebnisse
Einkauf
Das OW-Projektteam entwickelte Schlüsselelemente für eine optimierte Einkaufsstruktur, um eine vereinfachte Lieferantenauswahl und Kosteneinsparungen durch Verhandlungen zu ermöglichen, einen konformen Bestell- und Rechnungsabgleich zu gewährleisten und den manuellen Aufwand zu minimieren.
Im Detail entwickelte das Team einen optimierten Purchase-to-Pay-Prozess, der die Kosten- und Risikosituation des Unternehmens deutlich verbessert. Darüber hinaus lieferte das Team Empfehlungen für Softwarelösungen, klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten für den zentralisierten Einkauf, einen umfassenden Produkt- und Dienstleistungskatalog für das Lieferanten- und Vertragsmanagement sowie eine Berechtigungsmatrix für die ordnungsgemäße Genehmigung von Bestellungen und Rechnungen.
Im Rahmen der Entwicklung einer umfassenden Roadmap ermöglichte das Team die erfolgreiche Implementierung der vorgeschlagenen Beschaffungsstruktur innerhalb des kommenden Geschäftsjahres von Ärzte ohne Grenzen e.V..
Jahresplanung
Das OW-Projektteam führte einen optimierten Jahresplanungsprozess für MSF Deutschland ein, um die Planungseffizienz zu verbessern und regelmäßige abteilungsübergreifende Abstimmungen zu gewährleisten.
Im Detail entwickelte das Team eine Konzeptionsphase für die Jahresplanung, die einen kaskadierten Planungsansatz über alle Hierarchieebenen hinweg ermöglicht und mehrere standardisierte Tools beinhaltet.
Zusätzlich wurden konsolidierte Meeting-Kadenzen mit optimierten Berichtsstrukturen eingeführt, um Zeit und Ressourcen zu sparen und eine handlungsorientierte Berichterstattung zu gewährleisten.
Oliver Wyman dankt Ärzte ohne Grenzen für das wiederkehrende Vertrauen und die Bereitschaft zur Zusammenarbeit.
Eine erfolgreiche Zusammenarbeit: Das Team von Ärzte ohne Grenzen e.V. und Oliver Wyman.
